Sistem Manajemen Database

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Manajemen Database

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Disusun Oleh : Aprilia Wahyu Perdani (43116110355)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017

SISTEM ELECTRONIC BUSINESS PT POS INDONESIA (PERSERO)

E-Business merupakan salah satu bisnis dengan prospek besar dan Postelah memiliki kompetensi di bidang ini, antara lain: (Rizkyaputrik, 2016)

a.    Aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP)

PT. Pos Indonesia (Persero) memanfaatkan sistem ERP ini pada operasi,jasa dan distribusi, dengan mempertimbangkan pengoprasian perusahaan pada proses internal melalui manajemen sumber daya manusia perusahaan, akuntansi, keuangan, logistik dan distribusi secara tepat waktu.

ERP dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisiensi, kecepatan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. Beberapa contoh aplikasi ERP pada PT. Pos Indonesia adalah untuk mendukung:

➢ IT (Information Technology)

Teknologi Informasi sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan di karena adanya pengintegrasian berbagai proses dan entitas bisnis. Esensi dari pengintegrasian tersebut adalah melakukan share terhadap informasi yang dimiliki dan dihasilkan oleh berbagai pihak. Sebagai contoh adalahpengembangan jaringan sebagai alatpenunjang kinerja dari produk-produk EBusiness. Hal penting yang harus diperhatikan dalam pemilihan IT adalah scaleable solution & open system, ini diperlukan agar sistem setiap saat dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam hal keterkaitan dengan proses bisnis, maka ketepatan IT yang digunakan akan mendorong/menentukan proses bisnis yang excellent.

➢ Business Process / Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan nilai pembeda (distinction) yang menciptakankeunggulan bersaing. Proses bisnis dalam E-Business sangat kental diwarnai oleh IT untuk menghasilkan mutu layanan yang akurat dan excellent. Sebuah proses bisnis yang baik, tentunya selain didukung dengan IT juga harus didukung oleh SDM yang berkompeten dan equipment yang sesuai dengan proses bisnis yang bertalian. Peran SDM tidak saja ditentukan oleh kemampuan teknis semata melainkan juga perilaku yang mencerminkan kerja keras, mandiri, jujur dan teamwork oriented.

➢ Perfomance Standard / Standar Kinerja

Untuk dapat masuk dan bertahan dalam suatu bisnis minimal harus memiliki standar output yang sama dengan dengan standar yang berlaku umum di industri. Beberapa performance standard yang berlaku umum tidak terlepas dari faktor-faktor accuracy, speed, efficiency, dan flexibility.

➢ Targeting

Arahan penggunaan pasar diarahkan berasarkan STP :

– Segmentasi

Pembagian segmentasi dilakukan berdasarkan lingkup bisnis serta sumber daya yang ada di lingkup bisnis PT. Pos Indonesia :

·         Lingkup Nasional

·         Lingkup UPT

·         Lingkup Wilpos

– Targeting

Targeting pembagian bisnis mengarah pada lingkup arahan target yang potensial.

• Target para pelaku Bisnis

Bagi para pelaku bisnis mengarah pada private sector yaitu sektor swasta dan bisnis yang berorientasi pada profit.

• Target Government

Untuk target lingkup pemerintah target mengarah pada lembaga pemerintahan, serta mengarah pada instansi pemerintahan. Untuk yang lain target juga terfokus pada perusahaan Nirlaba.

• Individu

Arahan tertarget pada perseorangan seperti constumer individu serta para pengguna teknologi informasi seperti ICT (Information, Communication, Technology).

b.    Aplikasi Customer Relationship Management (CRM)

PT. Pos Indonesia (Persero) memanfaatkan sistem CRM secara cukup intensif. Antara lain pemanfaatannya adalah untuk mengelola program-programdibawah ini:

Program e-fila.com. Khususnya dalam forum filateli. Selainmenguntungkan pelanggan, program ini juga menguntungkan PT. Pos Indonesia (Persero), karena dengan demikian dapat mengetahui perilaku pelanggan, melakukan perbaikan berdasarkan masukan dari pelanggan, merespon permintaan atau keluhan pelanggan dengan cepat dan terarah.

Program Kontak Kami (Gambar 5), yakni bagi pelanggan yang inginmenyampaikan komentar, kritik, saran, pertanyaan atau pengaduan kiriman, kepada pihak perusahaan.

Program Jejak Pendapat (Gambar 6) sebagai sarana untuk berkomunikasidengan PT. Pos Indonesia tentang kiriman maupun informasi Jasa pos Indonesia,yakni melalui Email, Facebook dan Twitter, yang dapat diakses secara langsung dari website PT Pos Indonesia.

c.    Aplikasi Supply Chain Management (SCM)

PT. Pos saat ini memiliki outlet belanja produk–produk lengkap khasIndonesia secara online yang bernama Plaza Pos (Gambar 7) yang dapat diakses melalui alamat website http://www.plazapos.com. Serta memiliki program e-fila.com (Gambar 8) yang menjual produk perangko Indonesia (Gambar).

PT. Pos Indonesia memanfaatkan sistem SCM untuk mengelola akun-akunpemasoknya. Pemasok-pemasok utama yang telah disyaratkan mempunyai pengetahuan memadai mengenai sitem informasi dan internetworking, serta mempunyai akses jaringan yang baik, dapat memantau data dan kegiatan pasokan mereka secara online dan realtime. Sedangkan pemasok konvensional yang masih menggunakan telepon atau cash and carry dikelola datanya oleh karyawan mitra utama, dimana transaksi dilakukan.

PT. Pos Indonesia melakukan sosialisasi mengenai program SCM inikepada para pemasok, dan menjelaskan berbagai nilai tambah (added value) antara lain membantu para pemasok mengatur transaksi, adanya prediksi kebutuhan PT. Pos Indonesia yang lebih akurat, dan diperluasnya jaringan kerja dari para pemasok.

d.    Aplikasi Integrasi Perusahaan/ Enterprise Application Integration(EAI)

Aplikasi EAI pada PT. Pos Indonesia salah satunya adalah pada layananPlaza Pos yakni pelanggan diminta untuk mengisi Member Area (Gambar 8), lalu melakukan submit. Dengan demikian, perusahaan mengetahui informasi pelanggan yang mengunjungi Plaza Pos.

Contoh lain adalah dalam sistem pembelian pelanggan pada program PlazaPos, yang akan membuat permintaan elektronik, setelah permintaan tersebut disetujui secara online oleh pelanggan, pesanan pembelian yang dibuat oleh komputer akan melintas di internet kembali ke perusahaan PT Pos Indonesia.

e.    Aplikasi Sistem Pemrosesan Transaksi/ Transaction Processing Systems(TPS)

Sistem Pemrosesan Transaksi di PT. Pos Indonesia mendukung programPlaza Pos (Gambar 10), contohnya dalam akses pembayaran secara online, yakni aktivitas pemrosesan transaksi dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data pelanggan, hingga transaksi pembayaran belanjanya melalui jaringan internet.

f.     Aplikasi Sistem kerjasama Perusahaan/ Enterprise CollaborationSystem (ECS)

Sistem kerjasama perusahaan pada PT. Pos Indonesia contohnya dalamhubungan Kemitraan. Kemitraan merupakan kebutuhan yang mendasar dalam aktivitas Probis E-Business, karena hampir tidak mungkin aktivitas bisnis dapat dijalankan tanpa kemitraan. Sebagai contoh dalam aktivitas LimitedCommunication Technology Services (eCom) dimana dalam pelaksanaan diperlukan adanya beberapa kerjasama terhadap perusahaan yang menggunakan jaringan PTSN, CDMA, GSM maka mutlak diperlukan kemitraan dengan pihak perusahaan itu.

Jaringan Komputer

Dalam meningkatkan kecepatan pelayanan pada konsumen, baik dalam memberikan informasi maupun dalam pengiriman Kantor Pos membentuk jaringan.

Dari jaringan komputer tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.    Bos Office

Bos Office sebagai kantor pusat yang pertama kali menyediakan data base sebelum dilakukan pengolahan data.

2.    Kepala Kantor

Pada bagian kepala kantor, program yang digunakan adalah program aplikasi RBS (Retail Book System). Komputer pada bagian ini digunakan untuk menyimpan data (file) data pemasok. Data yang ada pada computer ini adalah laporan bulanan data penerimaan paket pos. Komputer ini telah dilengkapi dengan printer merk epson, yaitu printer yang digunakan untuk mencetak label. Semua informasi atau data yang tersimpan pada komputer ini secara otomatis akan terkoneksi dengan komputer loket, informasi, dan supervisor logistik.

3.    Logistik

Kantor Pos menyediakan komputer untuk logistik guna mempermudah dalam menjalankan tugas operasionalnya. Program yang dipakai pada komputer ini adalah microsoft office.

4.    Loket/administrasi

Dari seluruh transaksi yang terjadi pada komputer logistik akan terhubung langsung pada komputer bagian administrasi atau loket. Hal ini dimaksudkan untuk memberi kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai data pengiriman paket yang telah terjadi setiap harinya. Program komputer yang dipakai pada bagian administrasi, antara lain:

a.    Program aplikasi bibo. Program komputer ini digunakan untuk membuat laporan mengenai keluar masuknya anggaran perusahaan.

b.    Program aplikasi pajak. Program ini digunakan untuk menghitung, membuat laporan dan menyimpan file mengenai pajak yang ditanggung oleh pemasok paket.

Dari data-data tersebut kemudian dicetak atau diprint sebagai bukti laporan administrasi dan selanjutnya akan membuat kesimpulan untuk laporan dalam periode yang telah ditentukan.

5.    Informasi

Untuk memberikan kemudahan dan kecepatan pelayanan dalam memberikan informasi mengenai kedatangan paket, pihak perusahaan kantor pos menyediakan komputer untuk informasi. Program yang digunakan pada komputer ini adalah aplikasi INFO. Dengan program tersebut, maka informasi mengenai kedatangan paket bisa dilihat pada komputer informasi ini, dengan memilih menu yang ada. Data yang ada pada komputer informasi antara lain: tujuan pengiriman, tanggal pengiriman, lama pengiriman.

Database Management System (Sora N, 2015)

DBMS adalah singkatan dari “Database Management System” yaitu sistem penorganisasian dan sistem pengolahan Database pada komputer. DBMS atau database management system ini merupakan perangkat lunak (software) yang dipakai untuk membangun basis data yang berbasis komputerisasi.

DBMS (Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan.

DBMS ialah perantara untuk user dengan basis data, untuk dapat berinteraksi dengan DBMS dapat memakai bahasa basis data yang sudah di tentukan oleh perusahaan DBMS. Bahasa basis data umumnya terdiri dari berbagai macam instruksi yang diformulasikan sehingga instruksi tersebut dapat di proses oleh DBMS.

Perintah atau instruksi tersebut umumnya ditentukan oleh user, adapun bahasa yang digunakan dibagi kedalam 2 (dua) macam diantaranya sebagaimana di bawah ini:

1. DDL (Data Definition Language)

Yang pertama adalah bahasa DDL atau kepanjangannya Data Definition Languange, yaitu dipakai untuk menggambarkan desain dari basis data secara menyeluruh. DDL (Data Definition Language) dapat dipakai untuk membuat tabel baru, memuat indeks, maupun mengubah tabel. Hasil dari kompilasi DDL akan disimpan di kamus data. Itulah definisi dari DDL.

2. DML (Data Manipulation Language)

Dan yang kedua adalah DML atau kepanjangannya Data Manipulation Language, yaitu dipakai untuk memanipulasi daan pengambilan data pada suatu basis data, misalnya seperti penambahan data yang baru ke dalam suatu basis data, menghapus data pada suatu basis data dan mengubah data pada suatu basis data. Itulah definisi dar DML.

contoh DBMS (Database management system)

Adapun beberapa contoh dari DBMS, diantaranya seperti di bawah ini:

1. MySQL

Kelebihannya:

• Free/gratis.
• Selalu stabil dan cukup tangguh.
• Keamanan yang cukup baik.
• Sangat mendukung transaksi, dan dukungan dari banyak komunitas.
• Sangat fleksisbel dengan barbagai macam program.
• Perkembangan yang cepat.

Kekurangannya:

• Kurang mendukung koneksi bahasa pemerograman misalnya seperti Visual Basic (VB), Foxpro, Delphi sebab koneksi ini dapat menyebabkan field yang dibaca harus sesuai dengan koneksi bari bahasa pemerograman visual tersebut.
• Data yang dapat ditangani belum besar dan belum mendukung widowing Function.

2. Oracle

Kelebihannya:

• Terdapat beragan fitur yang bisa memenuhi tuntutan fleksibilitas dari organisasi atau perusahaan yang besar.
• Bisa mendayaggunakan lebih dari satu server dan penyimpanan data dengan cukup mudah.
• Performa pemrosesan transaksi yang sangat tinggi.

Kekurangannya:

• Pemakaiannya membutuhkan dana atau biaya karena mahal dan diperlukan DBA yang cukup handal sebab DBMS ini cukup rumit.

3. Microsoft SQL server

Kelebihannya:

• DBMS ini sangat cocok untuk perusahaan mikro, menengah hingga perusahaan besar karena mampu mengelola data yang besar.
• Mempunyai kelebihan untuk men-manage user serta tiap user-nya dapat diatur hak aksesnya terhadap pengaksesan database oleh DBA.
• Tingkat pengamanan datanya sangat baik.
• Dapat melakukan atau memiliki back-up, recovery, dan rollback data.
• Kelebihan lainnya mempunyai kemampuan membuat database mirroring dan juga culustering.

Kekurangannya:

• Hanya bisa berjalan pada platform OS (Operasi system) Microsoft windows.
• Perangkat lunak (software) ini berilisensi dan tentunya pemakaiannya membutuhkan biaya yang tergolong cukup mahal.

Database Relational (Tri Kusumo, 2012)

Model Relasional merupakan model yang paling sederhana sehingga mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, serta merupakan model yang paling populer saat ini. Model ini menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua ( yang disebut relasi atau tabel ), dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris dan atribut.

Basis data relational adalah sekumpulan tabel-tabel yang memiliki hubungan relasi secara matematika dan logika. Hubungan relasi antar tabel pada umumnya berupa query, yakni tata aturan relasi yang sudah disusun berdasarkan desain dan teknik basis data tertentu yang digunakan. Query menjelaskan hubungan antar tabel secara matematika dan logika. Query terdiri dari operasi-operasi matematika dan logika yang diterapkan pada sekumpulan tabel.

Basis data relational dibangun dari sekumpulan tabel yang memiliki hubungan relasi, dimana relasi itu dinyatakan dengan query. Query itu terdiri dari beberapa operasi -secara matematika- misalkan operasi join dengan beberapa operator –secara logika- seperti AND dan OR. Query-query itu disimpan pada suatu file relasi basis data.

Selanjutnya file relasi basis data, file tabel basis data, file field data structure language (DSL) dan file field data definition language (DDL), disimpan dalam suatu skema basis data pada file basis data project yang bersangkutan. File- file itu harus dibuat terlebih dahulu sebelum membangun sebuah file basis data project.

Model basisdata relasional merupakan model basisdata yang dirancang agar memiliki konsistensi informasi dalam bentuk normalisasi database. Yang secara implementatif dan operasional dikendalikan oleh mesin Database Managemen System (DBMS).

Struktur dasar basisdata relasional :

·         Relasional Database Management System (RDBMS) beroperasi pada lingkungan logika manusia.

·         Basisdata relasional diasumsikan sebagai sekumpulan tabel-tabel.

·         Setiap tabel terdiri dari serangkaian per-potongan baris/kolom

·         Tabel-tabel (atau relasi) terhubung satu dengan lainnya menggunakan entitas tertentu yang digunakan secara bersama

·         Tipe hubungan seringkali ditunjukkan dalam suatu skema

·         Setiap tabel menghasilkan data yang lengkap dan kebebasan struktural

Keuntungan model data entity relationship :

·         Secara konseptual sangat sederhana

·         Gambaran secara visual

·         Alat bantu komunikasi lebih efektif

·         Terintegrasi dengan model basis data relasional

Kerugian model entity relationship :

·         Gambaran aturan-aturan terbatas

·         Gambaran relasi terbatas

·         Tidak ada bahasa untuk memanipulasi data

·         Kehilangan isi informasi

Contoh produk DBMS terkenal yang menggunakan model relasional antara lain adalah :

1.    DB2 (IBM)

2.    Rdb/VMS (Digital Equipment Corporation)

3.    Oracle (Oracle Corporation)

4.    Informix (Informix Corporation)

5.    Ingres (ASK Group Inc)

6.    Sybase (Sybase Inc)

FILE  (RZL Ali, 2015)

File adalah kumpulan berbagai informasi yang berhubungan dan juga tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file memiliki beberapa tipe ada yang bertipe Data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang bertipe program. Atau Definisi file adalah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam komputer.

File di komputer pada umumnya disimpan di dalam suatu folder tertentu tergantung si pemilik komputer tersebut ingin dimana ia menyimpannya, setiap file memiliki ekstensi masing-masing tergantung jenis file itu sendiri. Ekstensi file adalah sebagai tanda yang membedakan jenis-jenis dari file.

Contoh dan jenis file serta ekstensinya

Berikut ini contoh jenis file dan macam-macam ekstensinya:

·         System= sys, com, bak, bat, tmp, dan exe.

·         Video= avi, KV, mpg, mpeg, wmv, 3gp, dan flv.

·         Dokumen= html, doc, odt, xls, ods, dan pdf.

·         Suara= wav, rm, mp3, dan midi.

·         Gambar= jpeg, jpg, gif, png tif dan tiff.

RECORD (RZL Ali, 2015)

Record adalah kumpulan field yang sangat lengkap, dan biasanya dihitung dalam satuan baris. Tabel adalah merupakan kumpulan dari beberapa record dan juga field. File adalah terdiri dari record-record yang menggambarkan dari satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya seperti file nama barang berisikan data tentang semua nama barang yang ada. Data adalah kumpulan fakta atau kejadian yang digunakan sebagai penyelesaian masalah dalam bentuk informasi. Pengertian basis data (database) adalah basis data yang terdiri dari dua kata, yaitu kata basis dan data. Basis dapat di artikan markas ataupun gudang, maupun tempat berkumpul.

BYTE (RZL Ali, 2015)

Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).

FIELD (RZL Ali, 2015)

Field adalah kumpulan dari karakter yang membentuk satu arti, maka jika terdapat field misalnya seperti NomerBarang atau NamaBarang, maka yang dipaparkan dalam field tersebut harus yang berkaitan dengan nomer barang dan nama barang. Atau definisi field yang lainnya yaitu tempat atau kolom yang terdapat dalam suatu table untuk mengisikan nama-nama (data) field yang akan di isikan.

BIT (RZL Ali, 2015)

Bit adalah suatu sistem angka biner yang terdiri atas dua macam nilai saja, yaitu 0 dan 1. Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off). Jadi bit adalah unit terkecil dari pembentuk data. 

Daftar Pustaka

Rizkyaputrik, 2016. https://rizkyaputriblog.wordpress.com/2016/09/25/sistem-informasi-managemen-pt-pos-indonesia/ (9 Oktober 2017, 07.09)

Sora N, 2015. http://www.pengertianku.net/2015/05/pengertian-dbms-dan-contohnya-lengkap.html (8 Oktober 2017, 05.00)

Tri Kusumo, 2012. http://trikusum.blogspot.co.id/2012/10/basis-data-relasional.html (8 Oktober 2017, 05.14)

RZL Ali, 2015. http://aliaulia.blogspot.co.id/2015/08/pengertian-data-base-file-record-field.html (8 Oktober 2017, 05.19)