Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Disusun Oleh : Aprilia Wahyu Perdani (43116110355)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017

Sistem Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif (McLeod Raymond, 2007)

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu.

Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan tujuan yang harus dipenuhi oleh system informasi perusahaan di tahun tahun mendatang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan tujuan tersebut. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar.

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Tiga tingkat keunggulan kompetitif tersebut akan bekerja bersama-sama. Sistem informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substansial. Pada tingkat manajerial yang tertinggi  adalah tingkat perencanaan strategis, sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan untuk mendapatkan keunggulan strategisnya. Pada tingkat manajemen kontrol (menengah), manajer dapat memberikan spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga menciptakan suatu keunggulan taktis. Pada tingkat manajemen operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data dan penciptaan informasi yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.

a.      Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental dalam bentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) untuk memungkinan berbagi dengan rekan-rekan bisnis dan pelanggannya.

b.    Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya. Sebagai contoh, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.

c.    Keunggulan Operasional

Keunggulan Operasional (Opertional Advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Disinlah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

Suatu situs Web yang “mengingat” pelanggan dan kegemaran mereka dari transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan operasional. Browser sering memiliki cookies, file-file kecil berisi informasi yang terdapat di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, bahwa para pelanggan yang menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka akan menghemat beban perusahaan membayar seorang juru tulis untuk memasukkan data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.

Data yang dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan lebih akurat. Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka tidak akan terjadi kesalahpahaman di dalam komunikasi. Ketika informasi (nama, alamat, dan seterusnya) dapat diambil dari catatan sebelumnya, data tersebut bahkan akan memiliki atas data yang dimasukkan oleh pengguna. Jika data tidak akurat, pengguna tidak akan menyalahkan perusahaan. Karena berbagai alasan operasional, akses Web ke sistem informasi perusahaan akan dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan.

Sistem Informasi Dalam Persaingan Bisnis (Irwan Nasution, 2017)

Bila suatu organisasi akan memutuskan untuk menggunakan sistem dan teknologi tertentu dalam operasi bisnis, maka sangat dianjurkan untuk meneliti terlebih dahulu sistem yang akan digunakannya.

Pertama, menilai aliran informasi bisnis. Apakah suatu bisnis mempunyai aliran informasi yang memungkinkan organisasi bisnis tersebut menjawab pertanyaan berat tentang apa yang dipikirkan pelanggan dan rekan bisnisnya mengenai produk dan jasa yang ditawarkan? Dipasar mana bisnis yang dikelola ditinggalkan dan mengapa? Apa sebenarnya yang merupakan faktor kompetitif? Apakah sistem informasi memudahkan organisasiuntuk mendapatkan data internal perusahaan atau membantu pemecahanpermasalahan pelanggan? Apakah data penting dalam perusahaan hanya dapat digunakan sekali saja pada saat dibutuhkan atau dapat diakses oleh pekerja berpengetahuan (knowledge worker ) yang dimiliki tiap saat? Apakah sistem informasi menyediakan data untuk menjawab permasalahan bisnis?

Kedua, berkaitan dengan perdagangan. Banyak perusahaan telah beralih keperdagangan elektronik (e-commerce) akibat adanya Internet. Dalam menghadapi e-commerce ini, sistem informasi operasi bisnis dituntut untuk mampu menyediakan jawaban atas permasalahan berikut ini. Apakah tim manajemenorganisasi telah terbiasamenggunakanInternet dan telah menyiapkan suatu visi dan misi bisnis dalam menghadapi perubahan lingkungan dan budaya akibatInternet tersebut? Apakah tim dalam organisasi telah bekerja secara teknis untuk mewujudkan visidan misitersebut? Apakah organisasi bisnis telah memulaiberhubungan dengan pelanggan melalui Internet? Apakah organisasi bisnis telahmenyadari pentingnya sistem digital dan peralatan apa yang dibutuhkan jikasebagian besar pelanggan memilih berhubungan melaluimedia Web dari pada dengan cara tradisional? Apakah sistem digital organisasi mampu membantuorganisasi bekerja dengan para pekerja profesional seperti pengacara dan akuntan publik yang merupakan “orang - orang diluar organisasi bisnis”. Apakah organisasi bisnis telah menggunakan data digital untuk meraih proses turnaround secara lebih cepat, dengan kualitas yang lebih baik, dan harga yang lebih rendah? Apakahorganisasi telah berhubungan secara eletronik dengan manufaktur, pemasok,bagian penjualan, dan fungsi bisnis lainnya sehingga proses perencanaan dapat diperpendek?

Ketiga, adalah mengelola pengetahuan (managing knowledge) sebagai langkah strategik operasi bisnis. Sistem informasi yang baik adalah yang mampu memberikan dan menyediakan informasi bagi organisasi terhadap kabar buruk dalam organisasi bisnis dan segera memberitahukannya kepada pihak-pihak yangterkait untuk segera mencari solusi permasalahan tersebut. Dalam melakukanpenilaian sistem informasi strategik, maka apakah sistem digital organisasi mampumenciptakan tim maya (virtual team) diantara departemen pada lokasi terpisah?Apakah organisasi bisnis mampu memperoleh dan menganalisis umpan balik pelanggan secara elektronik untuk mencari tahu perbaikan-perbaikan apa yangdiinginkan pelanggan? Apakah sistem digital yang dibangun mampu secara cepatmengalirkan umpan balik pelangganyang biasanya berupa keluhankepada pekerjaberpengetahuan didalam organisasi yang mampu menyelesaikan permasalahantersebut? Apakah manajer mampu melakukan analisis pembelian produk atau jasadengan baik dan menggunakan hasilnya untuk melakukan berbagai analisis.Dapatkah organisasi menentukan kelompok pelanggan mana yang palingmenguntungkan menurut pendapatan, umur, lokasi geografis, atau faktordemografis lainnya?

Keempat, mengintegrasikan sistem informasi dengan operasi bisnis. Sistem informasi yang terintegrasi tersebut harus mampu menjawab pertanyaan. Dapatkah organisasi membangun suatu proses besar dari beberapa proses kecil dan menghubungkan proses-prosestersebut untuk menciptakan suatu sistem yang efisien? Dengan Teknologi Informasi Saat kini sumber daya informasi telah menjadi alat bagi manajemen untuk secara efisien dan efektif mencapai tujuannya, sehingga dalam era sekarang iniperan penting teknologi informasi telah diakui sedemikian pentingnya.Informasi akurat yang real - time dapat mempercepat pengambilan keputusan untuk langkah penyelesaian permasalahan yang dihadapi suatu organisasi tertentu. Dengan demikian untuk pengolahan data menjadi informasi diperlukan teknologi informasi sebagai perangkat pengolah data dalam menjalankan suatu aplikasi sistem informasi yang menghasilkan suatu informasi tertentu.

Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat dengan dipicu oleh semakin canggihnya peralatan teknologi informasi perusahaan, pencarian dan penerapan konsep dan strategi bisnis baru telah menjadi sesuatu yang lazim dilakukan. Upaya ini perlu terus dilaksanakan agar suatu organisasi bisnis mampu memenangkan persaingan atau mempertahankan keunggulan komparatif maupun keunggulan kompetititif atas kompetitor-kompetitornya.Pada kenyataannya teknologi informasi telah mampu untuk mengkoordinasikan aliran informasi antara mesin-mesin, pengendali-pengendali, sistem persediaan, dan komponen-komponen lain dari sistem produksi yang dapat membuat informasi lebih dapat diakses pada bagian lain dalam suatu organisasi, dengan cepat dan akurasi yang semakin meningkat serta diikuti dengan menurunnya biaya.Keberhasilan menggunakandan mengelola sumber daya informasi, mempunyai arti penting bagi sebuah perusahaan untuk beroperasi dan berkompetensi dengan perusahaan yang lain. Manajer dituntut untuk mempunyai kemampuan tersebut. Setelah sumber daya informasi internal dikelola dan digunakan dengan efisien dan optimal, kemudian langkah berikutnya adalah mempertimbangkan faktor lingkungan di sekitar perusahaan. Mereka yang sudah dapat menikmati teknologi informasi, terbukti mengalami peningkatan kekuatan ekonomi dan menjadi kelompok masyarakat yang relative lebih makmur, sebaliknya mereka yang belum memperoleh kesempatan pada umumnya berpenghasilan rendah dan bahkan di beberapa Negara hidup dalam kemiskinan.

Komponen Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. (Wikipedia)

Komponen Sistem Informasi Perusahaan (Sunyoto, Danang. 2014)

1.    Database yang terintegrasi

Database yag terintegrasi adalah databse yag sama yang digunakan oleh semualini perusahaan. Bagian sales order, pengiriman, purches order, inventory, finance,dan akuntansi menggunakan aplikasi dan database yang sama. Data yang sudah disahkan pada modul sales order dapat dilihat oleh sales yang bersangkutan.Dengan database yang terintegrasi dan realtime, maka top manajemen dapatmelihat data secara cepat untuk mengambil keputusan.

2.    Akses Yang Aman Ke Database

Pastikan akses ke database sesuai dengan wewenang tiap pengguna, jangan sampai ada pihak yang tidak berwewenang mengubah database.

3.    Bisnis Yang Terdokumentasi

Proses bisnis perusahaan harus terdokumentasi dengan baik. Pastikan proses bisnis di dalam dan antara bagian dicatak dengan rapi dan mudah dipahami. Proses bisnis harus digambarkan secara jelas mulai dari sales order, inventory, pengiriman, keuangan, akuntansi dan bagian- bagian lainnya.

4.    Pengendalian Terhadap Aplikasi

Aplikasi harus mendukung prosen pengedalian internal perusahaan. Ada staf yangmenginput transaksi ada juga staf yang mengesahkan transaksi. Hindari transaksiyang anya melibatkan satu staf.

5.    Pengendalian Internal Perusahaan

Selain pengendalian internal aplikasi, pengendalian internal perusahaan perlu jugadilakukan supaya tidak ada kerja sama yang memberi peluang penggelapan asset perusahaan. Pengendalian internal misalnya perputaran tugas, mewakilkan cuti dan lain sebagainya.

Daftar Pustaka

1.    Sistem Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif

McLeod Raymond, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesepuluh, Jakarta, Salemba Empat : 2007 (11 September 2017, 19.30)

2.    Sistem Informasi Dalam Persaingan Bisnis

Irwan Nasution, 2017. https://www.academia.edu/8162183/KEUNGGULAN_KOMPETITIF_DENGAN_TEKNOLOGI_INFORMASI  (11 SEPTEMBER 2017, 19.50)

3.    Wikipedia, https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem

4.    Komponen Sistem Informasi Perusahaan

Sunyoto, Danang. 2014. Sistem Informasi Manajemen (Perspektif Organisasi). Jogyakarta. CAPS (Center of Academic Publising Service). (11 September 2017, 20.00)