Pengguna dan Pengembang Sistem

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pengguna Dan Pengembang Sistem

Disusun Oleh : Aprilia Wahyu Perdani (43116110355)

Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017

KANTOR MAYA

Belakangan ini bisnis melalui internet sangat ramai dijalankan oleh kalangan pebisnis baik yang kategori pemula maupun yang sudah profesional. Kemacetan di kota-kota besar dan tingginya biaya untuk kelangsungan perusahaan membuat para pelaku bisnis beralih menggunakan media internet sebagai motor penggerak utama bagi kelangsungan perputaran usaha mereka. Dengan peranan internet yang praktis, simple, efektif, efisien dan mobile, berbagai keuntungan dapat diraih dengan lebih maksimal. Perkembangan usaha via nirkabel ini semakin lama semakin tumbuh dan berkembang sehingga menjadi sebuah trend dimana pandangan masyarakat kini mulai dikonstruksikan bahwa untuk memulai usaha tidak diperlukan gedung besar dan mewah, namun cukup seperangkat komputer dan jaringan internet. Dan untuk melaksanakannya tidak harus berada pada satu tempat yang statis. Bisa dimana saja selama jaringan internet masih dapat menjangkau. Banyak yang menggunakan cara seperti ini dan menyebutnya dengan sebutan virtual office. Trend praktik virtual office terutama di kota-kota besar terus berkembang dan bahkan sudah menjadi gaya hidup, dimana hal ini juga terjadi karena tuntutan pekerjaan yang mengharuskan seseorang untuk bekerja cepat tanpa harus terikat ruang dan waktu. (Raymond McLeod,Jr, 2001).

Virtual office atau sering juga disebut sebagai kantor maya adalah otomasi proses bisnis yang sebelumnya secara manual (document –driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis adalah dokumen dalam bentuk elektronik, bukan hard copy. Kantor virtual adalah istilah untuk layanan kantor bersama, yang biasanya mencakup alamat bisnis, layanan mail & kurir, layanan telepon, layanan resepsionis, layanan faks, layanan menjawab, web hosting layanan, dan fasilitas pertemuan & konferensi (1). Shield (2003) memberi pendapat bahwa dalam pekerjaan virtual, hubungan dengan aktivitas fisik terpotong. Mesin menggantikan manusia atau menyelesaikan tugas dari jarak jauh. Material tidak lagi digerakkan secara langsung melalui penerapan kekuatan seseorang atau suatu tim menggunakan peralatan tangan. Aktivitas yang ditampilkan mungkin dipandu mesin lainnya (komputer) atau agen manusia lain (seperti programer atau bahkan komputer yang menjalankan sistem ahli dengan penilaian alternatif berdasarkan data digital dari respons ahli terhadap suatu situasi).

Otomasi kantor atau OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. (Niken Indriana, 2015).

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah KANTOR MAYA, istilah yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunitas elektronik.

Keuntungan Dari Kantor Maya :

·         pengurangan biaya peralatan

·         pengurangan penghentian kerja

·         jaringan komunikasi form

·         pengurangan biaya fasilitas

·         kontribusi sosial

Kerugian Dari Kantor Maya :

·         ras tidak memiliki

·         takut kehilangan pekerjaan

·         semangat kerja yang rendah

·         ketegangan keluarga

Strategi Kantor Maya Yang Disarankan :

·         sediakan sumber daya komputer

·         sediakan akses ke sumber daya informasi

·         sediakan perlengkapan non komputer

·         gunakan konferensi telepon

·         jadwalkan pertemuan rutin

·         lakukan rutinitas kerja

Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan, dan menuntut dedikasi yang besar dari karyawan daripada kantor tetap. Kantor maya dapat dilakukan jika para karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka untuk melakukan pekerjaan tanpa supervisi dan motivasi. Bagi karyawan yang lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi diri mereka sendiri, kantor maya dapat menjadi suatu sistem yang ideal.

Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor (Niken Indriana, 2015).

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1)      Sistem Komunikasi Elektonik(Electronic Communication Sistem )

merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

2)      Sistem Kolaborasi Elektronik

Suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

3)      Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

Sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakan  sistem penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4)      Sistem Pengolahan Kantor (Office Management Sistems)

merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

5)      Sistem Elektronik Formal

sistem yang  didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, seperti SIM

6)      Sistem Elektronik Informal

sistem yang  tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, seperti bentuk DSS

Aplikasi Otomatisasi Perkantoran

a.    Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel

b.    Electronic mail (email) yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr

c.    Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

d.    Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.

e.    Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

f.     Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada peralatan yang digunakan), yaitu:

•          Video satu arah dan audio satu arah.

•          Video satu arah dan audio dua arah.

•          Video dan audio dua arah.

g.    Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

h.    Facsimile Transmission (FAX), adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.

i.      Video text, penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau membuat presentasi, atau semacam slide show.

j.      Image Storage And Retrieval. Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

k.    Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

•          Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti korespondensi, laporan dan warta.

•          Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.

•          Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.

l.      Spread Sheet adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web.

Daftar Pustaka

Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001. (20 September 2017, Jam 10.00)

Niken Indriana, 2015. http://nikenindriana106.blogspot.co.id/2015/04/otomatisasi-perkantoran.html

(20 September 2017, 10.15)